采购入库篇

分三部份讲解：

1、讲解公司的采购流程。

2、讲解金蝶k3的采购流程。

3、讲解金蝶k3的实际操作。

一、公司采购流程

每个公司的采购流程都有所不同，我们例举两个公司来讲解一下。在图中我们可以看到：

A公司的采购流程：直接走OA审批，老板审批完后，采购购买，货物到仓库后，仓库人员录（金蝶k3）系统，全程采购不需要操作（金蝶k3）系统，只需要据OA系统，做好采购工作就可以了。

B公司的采购流程：走的是钉钉审批流程，采购在报价时，要填写金蝶k3系统的（采购申请单）；在购买时，填写金蝶k3系统的（采购订单）；到货后，仓库人员验收货物，填写金蝶k3系统的（外购入库单）；把金蝶的采购入库分成几个人来操作。

我们了解自己公司的采购流程就可以了。

二、金蝶k3的采购流程

金蝶k3系统的采购流程是这样的，举个例子，我们要在京东采购两个电脑500W电源，录（采购申请单）时，我们要填写（产品信息）。流程到采购订单时，我们要填写（价格）和（供货商信息）。到货后，仓库验货，填写（入库单），没有问题就产品入库存，生成记账发票，结束采购流程。

如果产品有问题，要退货，仓库再填一张（红色的入库单），退库存和记账发票，单据回到采购订单状态，采购重新购买，再走一次入库流程，或者不买了，采购关闭单据，结束采购流程。

注意：金蝶k3系统的单据，分为红字和蓝字，蓝字为正数单据，红字为负数单据。（正常流程是蓝色字单据，退款退货之类的是红色字单据）

三、金蝶k3的（采购入库）实际操作

还是一样，举个简单的例子：要在（京东平台，采购两个，电脑500W电源，价格是200元/个），开始我们的表演。

第一、确认有物品和供应商的代码

要在k3系统找到两个信息，供应商（京东），物品（电脑500W电源），如果没有，我们要自己录一个。

打开k3系统，进入（主控台）——（系统设置）——（基础资料）——（公共资料）——（物料和供应商）

新增产品信息，要先选择左边的大类，再点右边的小类，再点新增，一般不建议这样做，这样很容易录错产品信息的归类，除非你很了解系统的录入分类和财务归类。我个人建议用管理功能来录信息。

点管理后，进入管理介面，字段这里选（代码或名称），输入（主机电源），（搜索），找到同类产品（主机电源），查看同类物品的系统归类。

我们在这里可以看到，产品代码是（F.130）开头，物品的（大类）和（小类），产品（存货科目），（收入），（成本），的归类等信息，如果我们自己新增，不了解物品的核算归类，很容易搞错，到时会影响后面的财务报表。

所以我们最好是找到同类产品，双击进去，（复制）一个同类产品，修改名称，修改一些你自己知道的参数，一些不了解的参数，不用改，和同类产品一样就好。

注意：新增这里的参数设备

新增代码自己递增建议（勾上），隐含非必录信息这个看自己工作需求，设置完记的点保存。

如果去掉隐含非必录信息，新增介面这里就会多好多信息出来。这个根据自己的情况选择。

还是继续我们的操作，新增一个500W的主机电源，因为我们用的是（复制）同类物品，也勾选了（新增代码自动递增），只需要修改名称（主机电源500W），规格型号（500W），其它选项一样就好了，记得点保存。

再搜索一下（主机电源），就会多一个产品，代码也自动生成（F.130387），新增物品到这结束。

现在要查看有没有供应商（京东）

方法一样，在（主控台）——（系统设置）——（基础资料）——（公共资料）——（供应商）——（管理）——搜索（京东）。

一般公司的供应商都固定有的，不用新增，用旧的就好，这样财务的账才不会乱。

现在确定系统里，（产品信息）和（供应商）都有了。

第二、填写（采购申请单）

在（主控台）——（供应链）——（采购管理）——（采购申请）——（采购申请单-新增/维护）

填写采购申请单，选（公司），业务类型（外购入库），使用部门（信息中心），物料代码（按F7键，查到并选择要购买的物料代码或名称），或者知道代码，自己（手输代码），数量（记得填一下）。

最后要点（保存），（审核），申请单填写完成并生效。

注意：如果要修改已（审核）的单，要先把单据（反审核），才能修改。在上面查看菜单里，有个（反审核）。

再讲一下（采购申请单-维护）的功能，点维护，弹出过滤条件。一般我们按日期查（例如：日期，大于或等于，2025-01-01），下面时间和标志，记的选（全部），不然有时会查不到我们想要的单据。

这是会显示我们刚刚查询条件的所有单据，点（新增）就是（采购申请单）功能，点（过滤）就是（修改查询条件）功能，双击单据就是（打开和修改单据）功能。在这里可以查看并新增或修改单据。

第三，从（采购申请单）到（采购订单）

我们先讲最简单的方法，在（采购申请单-维护）介面，选中订单，按上面的（下推--生成采购订单）。

点生成：（采购申请单）自动关联生成（采购订单）。

下推生成的采购订单有一个好处理，自动关联单据，我们要填写几个关键选键选项，供应商选择（京东），选择采购类型（国内买的选国内采购），填写价格（200），有黄色的为必填项。

同样，填完后记得保存，审核。采购订单完成，单据到入库流程。这是最方便的流程。

第二个方法，从主控台进入，（采购管理）——（采购订单）——（采购订单--新增/维护）

进入（新增采购订单）后，要自己手动选择对应的采购申请单，在源单类型选择（采购申请单），在选择号中（按F7键，查询到想找的申请单，选中单号，或者自己手输单号），这样才能对应到采购申请单。如果是下推生成，就不用自己找关联的单据。

关联采购申请单后，还要填写几个关键选键选项，供应商选择（京东），选择采购类型（国内买的选国内采购），填写价格（200），有黄色的为必填项。

再讲解一下（采购订单--维护）的功能。点开后弹出查询条件，可以多条过滤，注意：下面最好选全部，不然有时会查询不到你要的单据。

同样，进去后有（新增），（审核），（查询过滤），（下推）等功能，和采购申请单的功能一样。

第四、从（采购订单）到（外购入库）

同样，我们直接在（采购订单-维护）里面，选择单据，点上面的（下推--生成外购入库），这样快点。

点生成：可直接生成（外购入库单）。

录入验收人员，点保存，审核。物品入库完成。

生成购货发票，（采购入库）流程到此结束。

也可以从主控台进入，（采购管理）——（外购入库）——（外购入库--新增/维护），在新增这里自己手动关联采购订单，在维护里面查询修改外入库单。功能和采购订单一样，这里不重复讲解了。

还可以从主控台，（仓存管理）——（验收入库）——（外购入库--新增/维护），功能是一样的，只是打开路径不同，这里也不重复讲解了。

总结一下

金蝶k3的（采购入库）操作：

1.确认系统里有产品物料和供应商代码，没有就先录代码；

2.填写采购申请单，选择物料代码，填写数量；

3.从采购申请单关联到采购订单，选择供应商代码，录入价格，修改数量等信息；

4.从采购订单关联到外购入库单，验收入库，生成购货发票；

采购入库流程结束

还有退货流程，下篇再分享

阅读原文：原文链接

点晴模切ERP更多信息：http://moqie.clicksun.cn，联系电话：4001861886